Cargar una factura de compra

Verificado en este sistema

Se creó una factura de proveedor real (quedó como PROV21), se revisaron sus campos y después se borró. Los nombres de los botones y las tasas de IVA de abajo son los que vas a ver en pantalla.

🎬 Cargar una factura de compra con su crédito fiscal

Esta es la tarea más frecuente del contador en el sistema. Es lo que genera el crédito fiscal que después se descuenta del IVA a pagar.

Antes de empezar

Necesitás la factura del proveedor en la mano, con: NIT del proveedor, número de factura, fecha, importe total, y saber qué se compró (para elegir la cuenta de gasto).

Paso a paso

1. Que el proveedor exista

Terceros → Proveedores. Si no está, crealo con su NIT. Sin NIT correcto la compra no sirve para crédito fiscal.

2. Nueva factura

Financiera → Facturas de proveedor → Nueva factura.

Dos trampas en esta pantalla

1. Al elegir el proveedor la pantalla se recarga y borra lo que hayas tipeado antes. Elegí el proveedor primero, y recién después llená el resto.
2. «Fecha facturación» es obligatoria y viene vacía. Si no la llenás, al grabar vuelve al formulario con el mensaje “El campo ‘Fecha facturación’ es obligatorio”, que es fácil no ver. Hacé clic en «Ahora» al lado del campo, o elegí la fecha en el calendarito.

Campos:

Campo	Qué poner
Ref. factura proveedor	El número de factura del proveedor, tal cual
Etiqueta	Descripción corta (“Compra de azúcar marzo”)
Fecha facturación	La fecha de la factura del proveedor — obligatoria
Fecha límite de pago	Cuándo vence, si es a crédito
Forma de pago	Efectivo, transferencia, cheque…

Dale Crear borrador. Queda con una referencia interna tipo PROV21 y en estado Borrador.

3. Cargar las líneas

Abajo agregás qué se compró. Por cada línea: descripción, cantidad, precio y la tasa de IVA.

Las tasas que ofrece este sistema son:

Opción en pantalla	Cuándo se usa
0%	Compra sin factura o exenta — no da crédito fiscal
13%	IVA “por fuera” (poco usual en Bolivia)
14,9425% (BOIVAPD)	El normal en Bolivia: IVA por dentro, el precio ya lo incluye
0% (RET13)	Retenciones

Por qué 14,9425% y no 13%

En Bolivia el IVA está dentro del precio. Si la factura dice Bs 1.000, el IVA es el 13% de esos Bs 1.000 = Bs 130, y la base es Bs 870. Pero el sistema calcula el impuesto sobre la base, así que necesita la tasa que aplicada a 870 dé 130: eso es 14,9425%. Es la misma cuenta, escrita al revés. Detalle en Cómo calcula los impuestos.

4. Validar

Con las líneas cargadas, botón Validar. Pide confirmación. Al validar, la factura deja de ser borrador y ya se puede contabilizar.

Una factura validada ya no se borra fácil

En borrador se borra con un clic. Validada, hay que anularla. Revisá los importes antes de validar.

5. Ventilar: decirle a qué cuenta va

Validar no genera el asiento. Falta decir a qué cuenta contable va cada línea. Eso es ventilar.

Contabilidad → Ventilación → Facturas de proveedor. Ahí aparecen las líneas sin cuenta. Entrás a cada una y elegís la cuenta de gasto o de activo que corresponda.

Cómo elegir la cuenta: en INCADEX el departamento está dentro del número de cuenta. La misma energía eléctrica existe nueve veces, una por área:

Cuenta	Área
5210201	Administración
5310201	Comercialización
6110201	Comunes de planta
6200201	Prensado
6210201	Chocolate base
6220201	Rellenos
6230201	Producto intermedio
6240201	Envase primario
6310201	Órdenes de producción

Elegí la del área que consumió. Si una sola factura hay que repartirla entre varias áreas, mirá Prorrateo.

Para no repetir esto cada mes

Si un producto o servicio siempre va a la misma cuenta, dejalo configurado en Contabilidad → Configuración → Cuenta contable por producto/servicio. A partir de ahí se ventila solo.

6. Generar el asiento

Con todas las líneas ventiladas, Contabilidad → Diarios → Diario de compras, y de ahí se escriben los asientos al Libro Mayor.

El resultado

Una compra de Bs 1.000 con IVA por dentro queda así:

Cuenta	Nombre	Debe	Haber
6110201	ENERGIA ELECTRICA (o la que elegiste)	870,00
1120701	IVA CRÉDITO FISCAL	130,00
2110101	CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES		1.000,00

Esos Bs 130 son los que se descuentan del IVA a pagar del mes.

Si la compra fue de caja chica

No la cargues una por una acá: usá Rendición de caja chica, que las junta todas en un solo comprobante.